Você percebe dificuldades ao administrar seu tempo? Aqui estão algumas dicas que podem te ajudar.
- Ao participar de reuniões, sempre monte uma lista das ações com as quais você se comprometeu e após o término da reunião, agende as tarefas na data em que você pretende realizá-las.
- Procure desmembrar tarefas extensas e difíceis em tarefas menores. Dessa forma, a ação fica mais fácil de ser executada.
- Aprenda a lidar com as interrupções e não utilize isso como um pretexto para a não realização das suas atividades. Ao ser interrompido, sempre analise a urgência da interrupção. Quando você não precisar atender imediatamente, transforme essa solicitação em tarefa para ser executada posteriormente. O importante é você anotar, para que não corra o risco de esquecer.
- Para conseguir mensurar a importância ou não de uma interrupção você pode investigar com algumas perguntas chaves, como por exemplo: O que eu posso fazer por você? Posso lhe retornar até que horário ou dia?
- Quando estiver trabalhando no computador com alguma atividade que exija maior atenção, feche seus emails. Desta forma, você mantém o foco e evita a dispersão para novas mensagens que chegam.
- Ao agendar uma reunião solicite o tempo estimado de duração. Isto facilitará para que você consiga fazer uma melhor programação e organização das suas outras atividades.
- Evite agendar compromissos na primeira meia hora do dia. Reserve a primeira meia hora para revisar o que você tem programado para o dia e para ler seus e-mails.
- Utilize lápis nas anotações que você faz na sua agenda, pois normalmente há necessidade de remarcar compromissos. Isso evita que a sua agenda fique confusa e poluída de informações que possam causar confusão.
- Tente não marcar muitos compromissos em um mesmo dia. Reserve, na medida do possível, no mínimo, 4 horas para a realização das suas atividades. Esta é uma forma de garantir que você programe um tempo para execução das suas tarefas e que não fique adiando.
- Quando você delegar alguma atividade anote na sua agenda a forma como irá acompanhar a pessoa que ficou responsável pela tarefa. Desta forma, você assegura-se que a execução ocorrerá em tempo hábil e não gerará uma tarefa urgente para você.
- Procure integrar vida profissional, acadêmica e social em uma única forma de controle. Isso possibilitará uma visão melhor do dia a dia e conseqüentemente, um melhor gerenciamento da rotina.
Lembre-se, é comum termos dificuldade em adotar estas práticas de trabalho nas primeiras tentativas, mas no decorrer do tempo esse processo vai tornando-se automático. Experimente e pratique estas dicas que você perceberá efetivas melhorias no seu dia a dia.
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